Japa & Co
01-461 Warszawa
ul. Bogatyńska 6/9

E-mail: jakubowski@japa.pl
kom. 601211952
kom. 697955151

Jak przygotować się do przeprowadzki biura?

Z przeniesieniem biura pod inny adres prędzej czy później musi zmierzyć się większość firm. By przeprowadzka odbyła się sprawnie, warto przed jej rozpoczęciem zapoznać się ze wskazówkami, które znacznie ją ułatwią.

Planowanie przeprowadzki – jak i kiedy?

Przede wszystkim, decyzja o zmianie miejsca pracy powinna zostać podjęta z odpowiednim wyprzedzeniem – im więcej czasu zarząd da sobie i pracownikom, tym większa szansa, że przeprowadzka zostanie profesjonalnie zorganizowana. W miarę możliwości należy również jak najwcześniej zdecydować o konkretnym terminie. Zarząd powinien dać pracownikom czas na oswojenie się z sytuacją oraz przedstawić im zalety i powody tego rozwiązania. Trzeba również mieć na uwadze, że w dniu przenoszenia biura pracownicy będą wyłączeni z pracy, warto zatem wybrać do tego dni, w których praca zespołu nie zostanie zachwiana – np. weekend lub dni, w których firma ma wolne.

Jeśli zamierzamy skorzystać z usług profesjonalnej firmy, należy skontaktować się z jej przedstawicielami odpowiednio wcześniej, tak, by zdążyli oni wykonać oględziny i wycenić swoje usługi. W tym czasie zarząd powinien zająć się organizacją przeprowadzki. Na tym etapie należy m.in. przeprowadzić inwentaryzację mienia, sporządzić listę rzeczy, które zostaną poddane utylizacji oraz zorganizować przestrzeń w nowym miejscu pracy.

Pakowanie i transport

Ostatnim etapem jest przetransportowanie biurowego wyposażenia do nowej siedziby. Jak powinno wyglądać spakowanie poszczególnych rzeczy?

  • rzeczy osobiste – niezależnie od tego, czy korzystamy z usług fachowej firmy czy nie, dobrym rozwiązaniem będzie polecenie pracownikom, by sami posprzątali swoje stanowiska pracy i spakowali rzeczy osobiste. Nie tylko przyśpieszy to proces pakowania, ale również pokaże pracownikom, że zarząd szanuje ich prywatność,

  • meble – ich demontażem, transportem i ponownym złożeniem powinni zająć się fachowcy. Przy wyborze firmy przeprowadzkowej warto zwrócić uwagę na to, czy wśród jej usług jest również przewóz mebli nietypowych i zrobionych na wymiar,

  • sprzęt biurowy – należy pamiętać, by wszelkie urządzenia przed spakowaniem do opisanych kartonów zostały zabezpieczone folią bąbelkową i folią stretch, która sklei całość,

  • dokumenty – do transportu firmowych dokumentów należy podejść ostrożnie, często są to bowiem najpilniej strzeżone rzeczy w przedsiębiorstwie. Powinny one zostać spakowane w opisanych i oznaczonych kartonach – tak, by nie zaginęły w bałaganie lub nie zniszczyły się.

Choć przeniesienie biura może czasem wydawać się proste, na profesjonalnej firmie nie warto oszczędzać. Skorzystanie z jej usług zminimalizuje ryzyko uszkodzeń sprzętu i mebli czy zagubienia ważnych dokumentów.